Politique de protection des renseignements

Nous accordons une grande importance à la protection de vos renseignements personnels! 

À Aviso, nous comprenons l’importance de vos renseignements personnels et nous nous engageons à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements qui nous sont confiés. Notre Politique de protection des renseignements personnels s’inscrit dans le cadre d’un programme complet qui comprend une formation et une sensibilisation continues en matière de protection des renseignements personnels pour les membres du personnel et les représentants et la promotion d’une culture de conformité en la matière au sein d’Aviso. Les politiques et les pratiques que nous avons mises en place respectent les normes établies dans les lois applicables. Aviso a désigné un chef de la protection des renseignements personnels qui est responsable du maintien et de la mise en œuvre de notre programme de protection des renseignements personnels, y compris la présente Politique de protection des renseignements personnels. Notre chef de la protection des renseignements personnels est responsable de la conformité avec les principes décrits dans la présente Politique de protection des renseignements personnels, ainsi que de la conception et de la surveillance de notre programme de protection des renseignements personnels dans l’ensemble. Entre autres choses, nous avons établi des procédures pour protéger les renseignements personnels, répondre aux plaintes et aux demandes de renseignements, fournir une formation continue aux membres du personnel et veiller à ce que les clients et les autres personnes qui communiquent avec nous ou qui visitent nos sites Web puissent accéder à nos politiques.

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Interprétation et application

Dans la présente Politique de protection des renseignements personnels :

  • « Aviso » ou « nous » désigne Patrimoine Aviso inc. et chacune de ses filiales, y compris Financière Aviso inc. (notamment les divisions Patrimoine Aviso, Qtrade Investissement direct, Portefeuilles accompagnés Qtrade et Partenaires des correspondants Aviso), Placements NordOuest & Éthiques S.E.C., Services d’assurance Credential inc., Assurances Aviso inc. et toute autre entité qui pourrait faire partie d’Aviso;
  • « Renseignements personnels » signifie les renseignements qui permettent de vous identifier ou qui peuvent servir à vous identifier. Voici quelques exemples de renseignements personnels : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, renseignements sur la santé, date de naissance, numéro d’assurance sociale (NAS), pièces d’identité délivrées par le gouvernement, antécédents de crédit, renseignements sur les antécédents professionnels ou les études, historique des opérations, et actif, revenu et passif.
  • « Organisation de référence » désigne la coopérative d’épargne et de crédit, la caisse populaire, le gestionnaire de portefeuille, le partenaire affilié ou une autre organisation financière ou non financière avec laquelle vous avez une relation et/ou qui vous a recommandé, et avec laquelle nous pouvons collaborer pour offrir des produits et des services.

La présente Politique de protection des renseignements personnels vise à expliquer la façon dont nous traitons vos renseignements personnels.

Remarque : la présente Politique de protection des renseignements personnels s’applique aux renseignements personnels. Ceux-ci comprennent les renseignements que vous nous avez fournis ou que nous recueillons auprès d’autres sources. Les renseignements personnels peuvent être factuels ou subjectifs et consignés ou non.

Services et canaux : la présente Politique de protection des renseignements personnels s’applique à tous les clients d’Aviso pour tous les produits et services offerts par Aviso et pour tous les canaux par lesquels nous offrons ces produits et services, y compris les interactions en personne, téléphoniques et en ligne.

Territoire et réglementation : la présente Politique de protection des renseignements personnels s’applique à nos activités au Canada. Les pratiques décrites dans la présente Politique de protection des renseignements personnels sont assujetties aux lois fédérales et provinciales/territoriales canadiennes en matière de protection des renseignements personnels applicables dans les territoires de compétence où nous exerçons nos activités.

Aucune personne n’ayant pas atteint l’âge de la majorité : nous ne sollicitons pas sciemment des personnes n’ayant pas atteint l’âge de la majorité dans leur territoire (les « mineurs »), et nos services ne sont pas destinés à ces personnes. Les mineurs ne doivent pas nous fournir leurs renseignements personnels, sauf avec la permission et sous la supervision de leurs parents ou tuteurs. Si un parent ou un tuteur apprend que son enfant mineur nous a fourni des renseignements, le parent ou le tuteur doit communiquer avec nous, comme il est indiqué à la rubrique « Procédure de traitement des préoccupations en matière de confidentialité » ci-dessous.

Collecte de vos renseignements personnels

Avec votre consentement, nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour établir et gérer notre relation avec vous, pour vous fournir des produits et des services et pour nous conformer aux exigences légales et réglementaires. Nous ne recueillerons vos renseignements personnels que de manière juste et légale. Nous obtenons des renseignements personnels principalement en vous demandant directement de nous les fournir. Nous pouvons également recueillir vos renseignements personnels auprès d’autres sources, notamment votre organisation de référence, des institutions financières, des agences d’évaluation du crédit et d’autres tiers. Dans chacun des cas, la collecte n’a lieu qu’avec votre consentement ou dans la mesure permise par la loi.

La décision de nous fournir vos renseignements personnels vous appartient. Toutefois, notre capacité à vous fournir certains produits et services pourrait être limitée si vous refusez de nous fournir les renseignements nécessaires.

Renseignements que nous recueillons et utilisation que nous en faisons 

Nous recueillons certains types précis de renseignements personnels aux fins suivantes :

  • Identification et vérification obligatoire : nous sommes tenus de recueillir certains renseignements à des fins d’identification. Ceux-ci comprennent le nom, l’adresse, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, la date de naissance et les pièces d’identité délivrées par le gouvernement.
  • Identification et vérification facultative : avec votre consentement, nous recueillons certains renseignements d’identification facultatifs pour améliorer l’expérience clientèle et prévenir la fraude. Ceux-ci comprennent les renseignements biométriques comme une empreinte digitale, une empreinte vocale et une empreinte faciale.
  • Déclaration de revenus : la loi nous oblige de recueillir, d’utiliser et de communiquer certaines informations à des fins fiscales et pour répondre à d’autres exigences réglementaires. Des exemples comprennent le NAS, les renseignements sur la résidence, le statut de citoyenneté et l’état matrimonial.
  • Utilisation de votre NAS à des fins non fiscales : Avec votre consentement, nous pouvons également utiliser votre NAS comme identifiant unique dans les situations où il est nécessaire de tenir vos renseignements personnels à l’écart de ceux d’autres clients ou personnes ayant un nom semblable, aux fins de l’appariement interne de vos dossiers personnels avec les dossiers reçus de la part de tiers autorisés et pour contribuer au maintien de l’exactitude et de la sécurité de vos renseignements personnels.
  • Évaluation et surveillance du crédit : avec votre consentement, nous recueillons des renseignements sur votre solvabilité auprès d’agences d’évaluation du crédit et d’autres tiers.
  • Communications : nous recueillons vos coordonnées et nous les utilisons pour communiquer avec vous par téléphone, par télécopieur, par courrier, par courriel, par messagerie texte ou par un autre moyen électronique.
  • Évaluation financière : nous avons besoin de certains renseignements pour comprendre votre situation financière et vos besoins en matière de placement uniques. Ceux-ci comprennent les renseignements sur les antécédents professionnels, les études, le revenu, l’actif, le passif, la solvabilité et les antécédents de paiement. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour fournir des conseils de placement et/ou pour offrir des produits et services.
  • Communications de marketing : nous pouvons recueillir des renseignements comme le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur, l’adresse et l’adresse courriel afin de pouvoir communiquer avec vous pour vous transmettre des renseignements sur les produits et services, les offres, les événements et les promotions. Si vous ne souhaitez pas recevoir ces communications, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Nous pouvons également utiliser des services fournis par des plateformes de tiers (comme des sites Web de réseautage social et d’autres sites Web) pour y diffuser des publicités pertinentes pour vous et pour d’autres personnes.
  • Participation à des concours, à des sondages ou à des promotions : nous pouvons recueillir votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel et d’autres renseignements si vous participez à un concours, à un sondage ou à une promotion. Nous utiliserons ces renseignements pour gérer votre participation au concours de la façon décrite au moment de votre inscription. Si un concours ou une promotion est administré par un tiers (par exemple, un partenaire du programme de fidélisation), nous pouvons lui communiquer les renseignements qui vous ont été décrits au moment de votre participation au concours ou à la promotion.
  • Gestion de compte : nous utilisons vos renseignements personnels pour établir et gérer les comptes que vous détenez auprès de nous, déterminer votre admissibilité à certains produits et services, vous informer sur ceux-ci et vous les procurer, ainsi qu’assurer notre compréhension de vos besoins et y répondre. Nous pouvons également utiliser les renseignements personnels aux fins suivantes
    • Mener des audits ou y répondre : nous recueillons et utilisons des renseignements personnels en ce qui a trait à nos exigences d’audit ou à celles de votre organisation de référence, afin de nous aider à vous protéger contre les activités douteuses, illégales ou frauduleuses.
    • Gestion de la fraude : nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour nous aider à vous protéger, et protéger notre compagnie, contre les risques de fraude et les erreurs, y compris pour prévenir, détecter et empêcher tout abus financier, toute fraude ou toute activité criminelle en plus d’améliorer nos mesures de sécurité. Pour protéger vos actifs et intérêts, ainsi que les nôtres, nous pouvons recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels dans le cadre d’enquêtes externes et internes sur les fraudes. Ces enquêtes pourraient porter sur des activités illégales ou suspectes réelles ou soupçonnées, ou sur la gestion, la défense ou le règlement de toute perte potentielle ou actuelle liée à de telles activités. Ces renseignements personnels pourraient provenir de vous, de votre organisation de référence ou d’une autre institution financière ou entité. En outre, nous pourrions communiquer vos renseignements personnels à des personnes ou organisations, agences de prévention de la fraude, organismes réglementaires ou gouvernementaux, exploitants de base de données ou de registres utilisés pour la vérification d’information, autres institutions financières ou de prêt à des fins de gestion de la fraude.
    • Enquêter sur les problèmes et régler les réclamations : nous recueillons et utilisons des renseignements personnels dans le cadre des enquêtes sur les problèmes et de leur résolution, y compris la communication de vos renseignements aux fournisseurs de produits d’assurance, aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi, aux conseillers juridiques ou à d’autres tiers concernés.
    • Respecter les obligations légales et réglementaires : nous recueillons et utilisons des renseignements personnels – pour nous conformer aux lois applicables, notamment les règles des organismes de réglementation des valeurs mobilières, la réglementation en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et de connaissance du client, les lois fiscales et les obligations des fiduciaires, et pour coopérer avec les autorités compétentes.
    • Comprendre les besoins des clients et les exigences d’affaires : nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour nous aider à mieux comprendre les habitudes et les préférences des clients, faire le suivi de leurs besoins et de leurs demandes, examiner et améliorer nos produits et services et prévoir les exigences d’affaires futures. Si nous déterminons qu’il est nécessaire d’utiliser des renseignements personnels à des fins d’étude ou de recherche ou pour produire des statistiques et des analyses, nous utilisons des renseignements regroupés et/ou anonymisés.
    • Surveiller l’achalandage : nous pouvons recueillir l’adresse IP de l’appareil que vous utilisez pour visiter nos sites Web. Nos sites Web comportent des témoins qui nous indiquent, de façon globale, l’utilisation de nos sites Web, le nombre de personnes qui ont visité nos sites Web et les pages consultées.
    • Prise de décisions automatisées : nous pouvons utiliser des technologies d’intelligence artificielle, d’apprentissage automatique et de prise de décisions automatisée pour traiter les renseignements personnels dans le cadre de nos activités commerciales ou de l’amélioration de celles-ci, y compris les produits et services que nous offrons. Ces technologies nous aident à analyser les données et à améliorer l’expérience utilisateur et soutiennent nos processus décisionnels. Lorsque de telles technologies sont utilisées, des mesures de protection appropriées sont en place pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements qui nous sont confiés et pour assurer la conformité avec les lois applicables.
  • Renseignements sur l’emploi : si vous demandez des renseignements sur un poste ou si vous postulez à un poste auprès d’Aviso ou de l’une de nos filiales, vous pourriez nous fournir certains renseignements personnels à votre sujet (tels que ceux qui figurent dans un curriculum vitæ, une lettre de présentation ou des matériaux liés à l’emploi semblables). Aviso utilise ces renseignements pour traiter et répondre à votre demande dans le cadre de possibilités de carrière actuelles et futures.
  • Autres renseignements : au besoin, nous pouvons recueillir d’autres renseignements sur vous relativement aux produits et services demandés et/ou que nous vous avons fournis, comme des renseignements sur la citoyenneté ou la résidence, l’état matrimonial et des renseignements sur le conjoint, lesquels nous utilisons pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Vous ne devriez pas nous donner de renseignements sur une autre personne à moins que vous ayez le droit de le faire et que vous ayez obtenu son consentement à ce qu’Aviso recueille, utilise et communique ses renseignements conformément à la présente Politique de protection des renseignements personnels.

Nous utilisons vos renseignements personnels exclusivement aux fins décrites dans la présente Politique de protection des renseignements personnels et pour aucune autre raison, sauf si vous y consentez expressément ou si la loi l’exige. Nous ne louons ni ne vendons vos renseignements personnels à des tiers.

Communication de vos renseignements personnels

Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels aux fins décrites ci-dessous.

À l’échelle d’Aviso

Les fonctions administratives, opérationnelles, de conformité, de marketing et autres fonctions d’Aviso sont centralisées. Par conséquent, nous pouvons échanger des renseignements de temps à autre avec les membres de notre groupe de sociétés (filiales et divisions). Dans l’exercice de leurs fonctions, les membres de notre personnel et nos représentants autorisés peuvent avoir accès à des renseignements personnels. Ils ne peuvent accéder qu’aux renseignements strictement nécessaires à l’exécution de leurs tâches. Tous les membres du personnel d’Aviso sont tenus de respecter le Code de conduite professionnelle et d’éthique d’Aviso, en vertu duquel ils s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements sur les clients et à agir conformément aux lois applicables et aux politiques et procédures d’Aviso. En ce qui concerne les clients situés au Québec, cela signifie qu’Aviso peut stocker et traiter leurs renseignements à l’extérieur du Québec.

Votre organisation de référence et d’autres organisations financières

Aviso travaille en étroite collaboration avec votre organisation de référence et d’autres organisations financières tierces afin de vous aider à réaliser vos objectifs financiers et à vous offrir une vaste gamme de produits et services. En nous permettant de communiquer vos renseignements personnels à ces tiers, vous nous aidez à vous offrir les produits et services financiers qui pourraient vous intéresser et être avantageux pour vous. Avec votre consentement, ces tiers pourraient communiquer avec vous à des fins d’initiatives de marketing et utiliser vos renseignements personnels pour vous recommander d’autres produits et services offerts et/ou demandés, pour vous recommander des produits et services offerts par Aviso, pour mieux comprendre les intérêts de nos clients actuels et potentiels, et pour gérer leur relation avec vous.

Fournisseurs de services

Nous communiquons des renseignements à des fournisseurs de services tiers dont nous avons retenu les services pour traiter ou gérer les renseignements personnels dans le cadre des produits et services que nous offrons. Nos fournisseurs de services offrent des services spécialisés en notre nom, comme la préparation et l’envoi de relevés, de confirmations et d’avis, le stockage sécurisé des données, le traitement de transactions pour le compte de clients, le marketing, la publicité, la recherche, l’analyse ainsi que d’autres services liés à votre compte. Dans ces cas, nous ne communiquons que les renseignements précis requis aux fins de la prestation de ces services. Nos fournisseurs de services doivent s’engager à utiliser et à conserver les renseignements personnels uniquement aux fins de la prestation des services qu’ils sont chargés de fournir et doivent accepter de mettre en place et de maintenir des mesures de protection et de sécurité appropriées.

Nous communiquons également à nos fournisseurs de service des renseignements qui ne vous identifient pas personnellement, regroupés sous forme d’observations, de tendances ou d’analyses à des fins telles que l’amélioration des produits et services et le développement des affaires, par exemple, en produisant des données sur le rendement des ventes et en contribuant au développement de données démographiques et comportementales des clients. Nous communiquons également des renseignements regroupés à des tiers de confiance à des fins d’analyse comparative, de compréhension et de prévision des habitudes de dépenses et d’analyse des tendances macroéconomiques. Aviso ne loue ni ne vend aucun de vos renseignements personnels.

Nous établissons des partenariats avec des fournisseurs de services de partout au Canada et à l’étranger. En ce qui concerne les clients situés au Québec, cela signifie que nos fournisseurs de services canadiens pourraient stocker et traiter leurs renseignements à l’extérieur du Québec. De plus, certains de nos fournisseurs de services peuvent être situés dans des territoires autres que le Canada et peuvent stocker, traiter ou consulter vos renseignements à l’extérieur du Canada. Veuillez noter que les lois sur la protection des renseignements personnels de ces territoires peuvent différer des lois sur la protection des renseignements personnels du Québec et du Canada. Les mesures contractuelles ou autres mesures raisonnables que nous pouvons prendre pour protéger vos renseignements personnels pendant leur traitement ou leur gestion par ces fournisseurs de services sont assujetties aux exigences légales étrangères applicables, y compris à l’obligation légale de communiquer des renseignements personnels aux autorités gouvernementales et aux organismes d’application de la loi dans certaines circonstances.

Cotitulaires de compte, représentants, exécuteurs et bénéficiaires

Nous communiquons des renseignements personnels aux cotitulaires de compte et aux représentants légaux de chaque titulaire de compte (par exemple, un tuteur légal, un avocat ou un mandataire). Les cotitulaires de compte auront accès aux renseignements sur les transactions et à l’historique du compte conjoint de l’un et de l’autre. Nous pouvons également communiquer vos renseignements personnels aux représentants de votre succession ou à vos bénéficiaires (ou à ceux du cotitulaire du compte) lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour administrer la succession. 

Organismes de réglementation des valeurs mobilières, organismes gouvernementaux et organismes d’application de la loi

Nous sommes tenus de communiquer vos renseignements aux autorités qui surveillent notre entreprise (comme l’Organisme canadien de réglementation des investissements et d’autres organismes de réglementation). Ces organismes doivent avoir accès aux renseignements personnels des clients, des membres du personnel, des mandataires, des administrateurs, des dirigeants, des partenaires et d’autres personnes à des fins réglementaires, y compris la surveillance des activités de négociation, des ventes, de la conformité financière, de l’examen et de l’audit du pupitre de négociation, des enquêtes sur les infractions réglementaires et légales potentielles, des bases de données réglementaires, des procédures d’application ou disciplinaires, de la communication de renseignements aux autorités compétentes, des marchés réglementés ainsi que des organismes d’application de la loi dans tout territoire.

Nous pourrions également être contraints de communiquer des renseignements en réponse à une demande, une procédure ou toute autre ordonnance juridiquement valide. Un tribunal peut nous ordonner de communiquer des renseignements personnels à un tiers ou au tribunal, ou de préserver des renseignements personnels en attendant l’issue d’une audience judiciaire. Dans de telles circonstances, nous vérifierons la légitimité de la demande ou de l’ordonnance du tribunal et prendrons des mesures raisonnables pour limiter les renseignements personnels communiqués aux renseignements nécessaires pour satisfaire à la demande ou à l’ordonnance du tribunal. Nous pouvons également être tenus par la loi de communiquer des renseignements en lien avec le recouvrement ou le remboursement d’une dette, pour contribuer à la prévention d’une fraude ou d’une autre activité criminelle, lorsque nous obtenons un avis juridique d’un conseiller juridique ou dans une situation d’urgence qui touche la santé ou la sécurité d’une personne.

Dans les cas décrits ci-dessus, nous pourrions être tenus de communiquer vos renseignements personnels avec ou sans votre consentement. Dans certaines circonstances, il pourrait nous être interdit par la loi de vous informer que vos renseignements personnels ont été communiqués de cette façon.

Autres tiers

Si vous demandez un produit ou un service qui nécessite que nous vous accordions du crédit, nous pouvons obtenir des renseignements à votre sujet au moyen d’une vérification de votre solvabilité ou de références que vous nous avez fournies. Nous ne le ferons qu’avec votre consentement. Si vous ne donnez pas votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous accorder du crédit.

Au fil de notre croissance, nous pouvons accroître, vendre ou réorganiser nos entreprises. Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels dans le cadre d’une telle opération commerciale dans la mesure permise par la loi. Dans un tel cas, la partie destinataire recueille, utilise et communique les renseignements uniquement aux fins pour lesquelles vous nous avez initialement accordé votre consentement. La partie destinataire est également assujettie aux lois sur la protection des renseignements personnels et doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité des renseignements ainsi que détruire les renseignements si l’opération commerciale n’est pas conclue ou si leur utilisation n’est plus nécessaire. 

Consentement et vos choix

Nous croyons que vous devriez avoir des options en ce qui concerne vos renseignements personnels. Nous vous donnons de l’information à cet égard et la possibilité de communiquer vos préférences, notamment la quantité de renseignements que vous nous transmettez ainsi que nos méthodes de communication et les situations dans lesquelles nous communiquons avec vous.

Pour modifier la façon dont nous communiquons avec vous, vous pouvez utiliser le lien de désabonnement se trouvant au bas de nos communications. Si vous ne voulez plus recevoir de courriels, de concours ou de sondages de marketing, vous pouvez vous désabonner en utilisant le lien de désabonnement qui figure dans les courriels que nous vous envoyons.

Pour en savoir plus sur vos options relatives aux témoins et à d’autres données, y compris pour vous désabonner des communications publicitaires numériques en ligne, veuillez consulter notre Avis concernant l’expérience numérique et les témoins à www.aviso.ca/fr/legal/privacy.

Pour vous désabonner du publipostage et des communications téléphoniques de marketing, veuillez communiquer avec nous au numéro sans frais indiqué à la rubrique « Retrait de votre consentement ».

Veuillez noter que même si vous choisissez de ne plus recevoir de courriels ou de communications de marketing, nous sommes tenus de continuer de vous envoyer des messages de nature opérationnelle, transactionnelle et réglementaire, comme des relevés de compte, des confirmations d’opération et des mises à jour sur la sécurité de votre compte.

Retrait de votre consentement

Vous avez toujours le contrôle de vos renseignements personnels, et le fait de nous fournir vos renseignements est votre choix. Si vous refusez le traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez choisir de retirer le consentement que vous nous avez accordé, et nous respecterons votre choix conformément à nos obligations et exigences légales et contractuelles. Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication future de renseignements personnels à tout moment en nous en informant, sous réserve d’exceptions limitées. Vous n’avez pas le droit de retirer votre consentement à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions les renseignements personnels devant être communiqués aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi, aux organismes de réglementation, y compris des organismes d’autoréglementation ou autrement exigé par la loi

Si vous souhaitez retirer votre consentement, vous ou votre conseiller (de votre organisation de référence) pouvez le faire à tout moment en appelant les numéros de téléphone sans frais indiqués ci-dessous. Dans la mesure permise par la loi, nous devrons vérifier votre identité (ou l’identité de votre conseiller) et assurer l’authenticité de votre demande.

Aviso :    1 855 714-3800
Qtrade Investissement direct :    1 877 787-2330
Portefeuilles accompagnés Qtrade :    1 844 622-4500
NEI :    1 888 809-3333

Nous vous expliquerons vos options et les conséquences du retrait de votre consentement, le cas échéant. Si vous ne consentez pas à certaines collectes, utilisations ou communications de vos renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir certains produits et services ou des renseignements qui pourraient vous être utiles en raison d’obligations légales, réglementaires ou contractuelles, ou notre capacité à le faire pourrait être limitée. Par exemple, si vous ne nous fournissez pas votre NAS, nous ne pouvons pas vous proposer un produit pour lequel la collecte du NAS est exigée par la loi, comme un REER ou un autre produit enregistré.

Protection de vos renseignements personnels

Nous avons mis en place un programme de protection des renseignements personnels pour protéger ceux-ci contre la perte, le vol, l’utilisation abusive et l’accès, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés. Nous avons recours à diverses mesures de sécurité pour protéger vos renseignements personnels, notamment les suivantes :

  • des mesures physiques, comme l’utilisation de classeurs résistants au feu verrouillés, l’accès restreint aux bureaux et le déchiquetage des documents;
  • des mesures organisationnelles, comme l’accès restreint aux fichiers et aux centres de données;
  • des mesures technologiques, comme la sécurité du réseau, l’authentification forte et le chiffrement robuste des données, et la protection des mots de passe; et
  • une formation continue sur la protection des renseignements personnels et la sécurité des données.

Nous avons établi des ententes et des mesures de contrôle avec nos fournisseurs de services tiers qui exigent qu’ils protègent les renseignements personnels que nous leur fournissons ou qu’ils recueillent en notre nom et qu’ils utilisent les renseignements personnels uniquement pour fournir le service que nous leur avons demandé de fournir.

Nous sensibilisons les membres de notre personnel et autres représentants à l’importance de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels. Chaque membre de notre personnel et représentant a la responsabilité de respecter et de protéger les renseignements personnels auxquels il a accès. L’accès aux renseignements personnels est accordé uniquement aux personnes qui « ont besoin » de les connaître, dans une mesure raisonnable, dans l’exécution de leurs tâches. L’utilisation, la communication et l’accès non autorisés de renseignements personnels sont strictement interdits. Tous les membres du personnel ou représentants doivent préserver la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels des clients. Le manquement à cette obligation entraînera des mesures disciplinaires appropriées.

Vous êtes responsable d’aider à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Protégez toujours vos identifiants de connexion et ne divulguez jamais vos mots de passe ou des renseignements sensibles liés à ces services.

Accès et mise à jour de vos renseignements personnels

Vous avez le droit de demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. La plupart de ces renseignements sont déjà à votre disposition :

  • sur vos relevés de compte papier ou électroniques;
  • en accédant à votre compte en ligne;
  • en communiquant avec un représentant du service à la clientèle; et
  • en communiquant avec votre conseiller auprès de votre organisation de référence.

Si vous souhaitez accéder à tout autre renseignement personnel que nous détenons à votre sujet, vous pouvez en faire la demande par écrit. Afin de ne pas retarder l’obtention de vos renseignements, veuillez nous fournir suffisamment de détails pour nous permettre de vous identifier et de récupérer vos renseignements personnels.

Les demandes peuvent être soumises par plusieurs canaux :

À l’intention du chef de la protection des renseignements personnels

1111, rue Georgia Ouest, bureau 700
Vancouver (Colombie-Britannique)  V6E 4T6

Nous procéderons à la vérification de votre identité et validerons l’authenticité de votre demande avant d’y répondre. Nous répondrons à votre demande dans un délai de trente (30) jours. Dans certains cas, il peut être inapproprié de vous fournir des renseignements qui constituent des données exclusives, qui sont protégés au titre du secret professionnel, qui compromettent la confidentialité des renseignements personnels d’une autre personne ou qui sont restreints par la loi ou dont la dissimulation est autorisée par la loi. Nous vous fournirons une explication si nous ne sommes pas en mesure de répondre à votre demande ou si nous avons besoin de plus de temps pour traiter la demande. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée fédéral, provincial ou territorial concerné.

Maintien de l’exactitude de vos renseignements personnels

Nous vous encourageons à nous aider à maintenir l’actualité de vos renseignements. Il est essentiel que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et complets, car nous prenons des décisions en fonction de ces renseignements. Nous comptons sur vous pour nous informer en temps opportun de toute modification ou correction de vos renseignements personnels. Un manquement à cet égard pourrait avoir une incidence négative sur notre façon de communiquer avec vous, de vous fournir des services et/ou de nous acquitter de nos obligations légales et réglementaires. Si une modification ou une correction est nécessaire, veuillez fournir une mise à jour par l’intermédiaire de notre portail client en ligne, en communiquant avec votre conseiller ou en nous appelant au 1 855 714-3800. Si vous pouvez démontrer que vos renseignements personnels qui figurent dans nos dossiers sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires. Le cas échéant, nous transmettrons toute modification importante touchant vos renseignements personnels aux membres de notre groupe ou aux fournisseurs de services tiers qui ont accès à vos renseignements personnels. Si nous n’acceptons pas d’apporter les modifications que vous demandez, vous pouvez contester notre décision en communiquant avec nous de la manière décrite à la rubrique « Procédure de traitement des préoccupations en matière de confidentialité » ci-dessous.

Conservation de vos renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’il est nécessaire de le faire pour vous fournir les produits ou services que vous avez demandés et pour satisfaire à toutes les exigences d’affaires, légales et réglementaires relatives à la tenue de dossiers, conformément à nos politiques internes et nos calendriers de conservation. La durée de conservation de vos renseignements personnels peut varier en fonction du produit ou du service demandé ainsi que de la nature et de la sensibilité de ces renseignements.

Sous réserve des exigences légales et réglementaires, si vous avez retiré votre consentement ou si nous n’avons plus de relation d’affaires avec vous, vous avez le droit de nous demander de cesser la communication de vos renseignements personnels ou de désindexer (dissocier ou anonymiser) vos renseignements personnels.

Confidentialité en ligne

Nous ne recueillons aucun renseignement personnel vous concernant à votre insu lorsque vous consultez nos sites Web. Toutefois, nous recueillons des renseignements qui ne permettent pas de vous identifier, comme votre adresse IP, le type de navigateur utilisé, les pages consultées, l’heure et la date de votre visite, le site d’où vous provenez ainsi que toute publicité sur laquelle vous avez pu cliquer pour accéder à nos sites Web. Ces renseignements nous aident à comprendre l’utilisation qui est faite de nos sites Web et comment les visiteurs nous trouvent. Ils nous aident également à planifier des améliorations pour mieux répondre aux besoins des visiteurs. Ces renseignements ne peuvent d’aucune façon être utilisés pour identifier personnellement un visiteur.

On pourrait vous demander de fournir des renseignements qui nous permettront d’améliorer nos sites Web ou de répondre à des questions ou à des sondages sur nos produits et services. Votre participation est facultative. Nous recueillons des renseignements auprès de vous lorsque vous participez à un sondage en ligne, que vous vous abonnez à un bulletin ou à une liste d’envoi, que vous participez à une promotion ou à un concours en ligne ou que vous nous envoyez une demande par courriel. Si vous participez à une telle activité et fournissez votre adresse courriel, celle-ci pourrait révéler des renseignements personnels comme votre nom et l’organisation à laquelle vous appartenez. Tous les renseignements que vous fournirez demeureront confidentiels et ne seront utilisés que pour répondre à vos commentaires ou questions. Veuillez noter que les demandes par courriel peuvent ne pas être chiffrées et que d’autres personnes pourraient voir le contenu de votre message. Prenez soin de ne pas inclure de renseignements confidentiels ou personnels dans les courriels que vous nous faites parvenir.

Nous utilisons des témoins sur nos sites Web, lesquels nous aident à faire le suivi de leur utilisation et à déterminer les pages les plus populaires. Un témoin est un renseignement qui est stocké dans votre navigateur Web par un site Web en particulier. Ce site Web pourra par la suite extraire ces renseignements de votre ordinateur lorsque vous reviendrez sur le site. Les témoins ne contiennent aucun renseignement permettant de vous identifier. Veuillez consulter l’Avis concernant l’expérience numérique et les témoins d’Aviso à www.aviso.ca/fr/confidentialite pour en savoir plus sur la façon de gérer vos témoins.

Nos sites Web contiennent plusieurs liens vers des sites Web de tiers dont nous ne sommes pas propriétaires ou que nous n’exploitons pas. Nous vous proposons ces liens vers des sites Web de tiers par souci de commodité. Ces liens ne constituent pas une approbation ou une recommandation des sites Web liés. Les sites Web liés devraient comporter des énoncés et des avis relatifs à la protection des renseignements personnels et des conditions d’utilisation distincts et indépendants, lesquels nous vous recommandons de lire attentivement. Nous n’exerçons aucun contrôle sur ces sites Web et ne sommes pas responsables du contenu de ces sites Web ni de la façon dont ces parties traitent ou protègent les renseignements personnels. Par conséquent, nous ne pouvons être tenus responsables de la façon dont les organisations qui exploitent ces sites Web liés peuvent recueillir, utiliser, communiquer, protéger et traiter vos renseignements personnels. Veuillez consulter les avis sur la protection des renseignements personnels de ces sites Web pour en savoir plus sur la façon dont ils traitent vos renseignements personnels. Soyez prudent lorsque vous envoyez des renseignements par Internet. Toute communication non protégée transmise par Internet n’est pas confidentielle et peut être interceptée, perdue ou altérée.

Procédure de traitement des préoccupations en matière de confidentialité

Si vous croyez que la confidentialité de vos renseignements personnels a été compromise, ou si vous avez des questions au sujet de vos renseignements personnels ou de vos échanges avec nous à cet égard, nous vous invitons à communiquer avec nous. Dans la plupart des cas, vous devriez être en mesure de résoudre votre problème en discutant avec votre conseiller ou avec un représentant du Centre de service aux numéros de téléphone sans frais indiqués ci-dessous.

Aviso :    1 855 714-3800
Qtrade Investissement direct :    1 877 787-2330
Portefeuilles accompagnés Qtrade :    1 844 622-4500
NEI :    1 888 809-3333

S’ils ne sont pas en mesure de répondre à votre préoccupation à votre satisfaction, vous pouvez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Patrimoine Aviso inc.
À l’attention du chef de la protection des renseignements personnels
1111, rue Georgia Ouest, bureau 700
Vancouver (C.-B.)  V6E 4T6
Téléphone : 1 855 714-3800
Courriel : privacyofficer@aviso.ca

Notre chef de la protection des renseignements personnels examinera votre question ou préoccupation et s’efforcera de vous répondre dans les trente (30) jours. Si, après avoir communiqué avec notre chef de la protection des renseignements personnels, votre préoccupation n’est toujours pas résolue, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada :

30, rue Victoria
Gatineau (Québec)  K1A 1H3
Sans frais : 1 800 282-1376
Téléphone : 994-819-5444
ATS :      819 994-6591
www.priv.gc.ca

Mise à jour de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour ou modifier notre Politique de protection des renseignements personnels de temps à autre pour tenir compte des changements apportés à nos pratiques en matière de renseignements personnels ou au fil de l’évolution des pratiques et de la réglementation du secteur. Nous afficherons la politique révisée sur notre site Web à www.aviso.ca/fr/confidentialite. Veuillez consulter régulièrement notre Politique de protection des renseignements personnels pour vous tenir au courant de toute modification.

Nous pouvons également vous aviser de modifications apportées à la politique de l’une des façons suivantes :

  • par voie numérique, application mobile ou courriel;
  • au moyen d’un avis affiché sur un site Web d’Aviso; et/ou
  • en vous envoyant un avis par la poste.

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